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Proveedores/ProductosQué es y cómo funciona el punto de venta POS

2021-09-211925 min

Comprender qué es y cómo funciona el punto de venta POS (sus componentes de software y hardware, así como sus capacidades) le permitirá tomar una decisión de compra informada.

Operar un restaurante o una tienda minorista requiere una variedad de habilidades administrativas, gerenciales y de marketing. Desde asegurarse de que haya suficiente inventario hasta elaborar informes de ventas mensuales, estas habilidades son necesarias para que su negocio funcione sin problemas.

Tener un sistema de punto de venta POS eficiente puede ser de gran ayuda para garantizar que todas sus operaciones funcionen al unísono, y los negocios que inviertan el tiempo y los recursos para implementar dicho sistema cosecharán los beneficios.

¿Qué es el sistema de punto de venta POS?

POS son las siglas en inglés de Point Of Sale, un sistema que se utiliza en toda la industria minorista y de restaurantes. Este sistema computarizado permite a los dueños de negocios realizar un seguimiento de las ventas, el flujo de caja, el inventario de alimentos y puede ayudar a simplificar enormemente su contabilidad.

El POS sirve como el componente central de su negocio; es el centro donde todo, como ventas, administración de inventario, procesamiento de pagos y administración de clientes, se fusiona.

Un sistema de punto de venta (POS), es el lugar donde su cliente realiza un pago por productos o servicios en su tienda. En pocas palabras, cada vez que un cliente realiza una compra, completa una transacción en el punto de venta.

La importancia de un buen sistema de punto de venta

Encontrar el sistema POS adecuado para su negocio puede eliminar una gran cantidad de entradas manuales y reportar errores en el futuro. Muchos de estos sistemas son de naturaleza similar, pero hay características clave que se destacan en diferentes sistemas que pueden marcar la diferencia. Por ejemplo, encontrar un sistema diseñado para ayudar a las tiendas de ropa con grandes necesidades de inventario, tiendas de comestibles que necesitan integración de escala o restaurantes o cafés orientados al servicio que necesitan la optimización del menú».

De hecho, según una encuesta realizada por Software Advice en el 2020 entre los minoristas, casi una cuarta parte de los líderes empresariales encuestados (23%) estaban priorizando su infraestructura de punto de venta (actualizar un sistema existente o invertir en un nuevo sistema POS ) más durante el año, mientras que un 43% adicional mantenía su nivel de priorización previo a la pandemia. En otras palabras, incluso durante una pandemia global, 2/3 de los líderes minoristas no estaban dispuestos o no podían despriorizar su tecnología POS.

Por más evidentes que sean los beneficios de un sistema POS (con algunas empresas que aumentan las ventas hasta en un 200% solo a través de la función de informes), todavía hay empresas que utilizan alguna combinación de métodos manuales, cajas registradoras, software de contabilidad y hojas de cálculo. para procesar transacciones y registrar ventas.

Entonces, ¿por qué algunos minoristas aún no han dado ese paso hacia el POS? Para empezar, la implementación de nueva tecnología, especialmente la tecnología que es fundamental para su proceso empresarial, puede resultar abrumadora. Pero los minoristas deben considerar las consecuencias negativas de no tener un POS instalado.

Beneficios de los sistemas POS

Los sistemas de software de POS electrónicos agilizan las operaciones minoristas al automatizar el proceso de transacción y rastrear datos de ventas importantes. Los sistemas básicos incluyen una caja registradora electrónica y un software para coordinar los datos recopilados de las compras diarias. Los minoristas pueden aumentar la funcionalidad instalando una red de dispositivos de captura de datos, incluidos lectores de tarjetas y lectores de códigos de barras.

Dependiendo de las características del software, los negocios pueden realizar un seguimiento de la precisión de los precios, los cambios de inventario, los ingresos brutos y los patrones de ventas. El uso de tecnología integrada para rastrear datos ayuda a los minoristas a detectar discrepancias en los precios o el flujo de efectivo que podrían generar pérdidas de ganancias o interrumpir las ventas. Los sistemas de punto de venta que monitorean el inventario y las tendencias de compra pueden ayudar a los minoristas a evitar problemas de servicio al cliente, como ventas fuera de stock, y adaptar las compras y el marketing al comportamiento del consumidor.

Por qué POS es bueno para un restaurante

El alto volumen de efectivo y tarjetas de crédito que pasan por un restaurante todos los días hace que un sistema POS sea una necesidad. Un sistema POS no solo rastrea cada centavo de sus ventas, muchos programas POS también actúan como procesadores de tarjetas de crédito. Esto hace que pasar las tarjetas de crédito sea más seguro tanto para el cliente como para la empresa. Los servidores son responsables de todas sus ventas y es imposible alterar los cheques en la computadora a menos que tenga la contraseña. Esto ayuda a reducir el robo de empleados.

Un beneficio de un sistema POS es que simplifica las comunicaciones entre la cocina y el personal de servicio. Los pedidos pasan por la computadora, directamente a la impresora de la cocina. Otro beneficio de un programa POS de restaurante es que puede rastrear todo, desde el uso de alimentos hasta los elementos del menú más populares. Debido a que el sistema POS actúa como un reloj, también puede ayudar a preparar la nómina. Esto puede ahorrarle mucho dinero en su departamento de contabilidad. Junto con las operaciones diarias de administrar un restaurante, un sistema POS puede organizar el estado de ganancias y pérdidas y el impuesto sobre las ventas.

cómo funciona el punto de venta

Característica clave de un sistema POS: qué buscar al comprar

Muchas tareas en una tienda minorista pueden ser demasiado tediosas y agotar los recursos. Con el sistema POS adecuado, los minoristas tienen la capacidad de simplificar las operaciones comerciales diarias cruciales con mayor competencia.

Hay 2 tipos de POS:

Pos en premisa: El comprador adquiere un o más licencias e instala el software en la computadora. El comprador por consiguiente, tiene que comprar actualizaciones y mantener el software. Esto por lo general requiere de una persona de tecnología en la empresa que se encargue de esto. Además usualmente es una inversión alta para iniciar.

Pos en la nube: El comprador accede al software en la nube desde cualquier dispositivo. El software se actualiza y no requiere que el comprador lo haga. Usualmente este sistema tiene un costo de inversión más baja.

Comprender cómo funciona el punto de venta con varios características

 

Informes de ventas:

En la superficie, la mayoría de los sistemas POS le permiten ver sus ventas. La diferencia radica en cómo se presentan esos números, la facilidad con la que se puede acceder a los datos y la cantidad de detalles que se obtienen.

Idealmente, su sistema POS debería poder:

Genere informes de ventas detallados (basados ​​en el producto, la hora, el empleado, el costo total de los artículos vendidos, el monto minorista total, la ganancia neta, el porcentaje de ganancia, el margen bruto)

Proporcione instantáneas y gráficos rápidos sobre el rendimiento de las ventas de su tienda

Gestión de inventario:

Una de las funciones más importantes de un sistema POS, la gestión de inventario, en esencia, realiza un seguimiento de todos los productos para que sepa cuándo es el momento de pedir / o no pedir productos específicos.

Su sistema POS debería permitirle:

  • Escanee y cuente productos digitalmente
  • Administre su stock creando variaciones de producto (tamaño, color)
  • Identificar piezas de inventario con un número de serie único
  • Realice un seguimiento de los niveles de inventario en varias ubicaciones
  • Habilite la realización de pedidos sin problemas, como la configuración automática de pedidos personalizados de los más vendidos
  • Consolide compras y pedidos en un solo pedido

Gestión de clientes:

Establecer relaciones sólidas con sus clientes dará lugar a que se repitan los negocios. Un POS debe tener gestión de relaciones con el cliente (CRM) para rastrear todos los datos del cliente.

Su sistema POS debería brindarle la capacidad de:

  • Adjuntar una venta / transacción a un cliente
  • Realice un seguimiento del historial de compras de sus clientes
  • Capture información del cliente como nombre, edad, fecha de nacimiento, número de teléfono y dirección de correo electrónico
  • Utilice el marketing por correo electrónico para mantenerse en contacto con los clientes
  • Cree un programa de lealtad integrado (los sistemas más avanzados lo tendrán)

Informes y gestión de empleados:

El desempeño de sus empleados puede hacer o deshacer el éxito de su tienda. Tener la capacidad de establecer objetivos de ventas, así como saber quiénes son sus mejores empleados y quién requiere capacitación adicional, ayudará a aumentar las ventas.

Su sistema POS debería brindarle la capacidad de:

  • Agregue empleados a su sistema
  • Cree y modifique horarios para empleados en función de la actividad prevista
  • Horarios de correo electrónico a los empleados
  • Seguimiento de las horas semanales y extraordinarias de los empleados
  • Analiza quiénes son tus mejores intérpretes

Especificaciones de hardware y software: comprensión de las diferencias

Las principales diferencias entre los sistemas POS de servicio rápido y servicio completo se pueden encontrar en las especificaciones de software y hardware. Los diferentes tipos de restaurantes tienen necesidades operativas específicas que deben satisfacerse, y un buen sistema POS debe abordar esas necesidades a través del hardware básico y la interfaz del software. Nuevamente, estas son consideraciones importantes al comprar un sistema POS. Para obtener el máximo beneficio, necesita encontrar el sistema que sea más adecuado para las necesidades individuales de su restaurante.

Dediquemos un momento a analizar las diferentes especificaciones de hardware y software que se aplican tanto a los restaurantes de servicio completo como a los de servicio rápido.

Restaurantes de Servicio Rápido

Hardware: equipo de procesamiento de tarjetas de crédito / débito, dispensadores de monedas, básculas de alimentos y múltiples terminales para la comunicación frontal y posterior de la casa.

Software: interfaz de usuario personalizable, seguimiento del uso de alimentos, pedidos en línea, soporte de recursos humanos (incluida la programación de empleados y la nómina), seguimiento de ventas y contabilidad general.

Restaurantes de servicio completo

Hardware: procesamiento de tarjetas de crédito / débito, básculas de alimentos, básculas de licor (controles de vertido) y pantallas múltiples (incluida la cocina, el bar, el área de anfitrión / anfitriona, estaciones de servidor).

Software: diseño de la mesa para una fácil gestión de la sala, pedidos y pagos junto a la mesa, comunicación en la cocina desde todos los terminales, pestañas de barra separadas, capacidades de división de cheques, gestión de inventario (incluidos licores y alimentos), pedidos en línea, seguimiento de ventas, soporte de recursos humanos y contabilidad general .

Como puede ver, algunas características básicas de hardware y software son comunes a los sistemas de punto de venta QSR y FSR. Pero debe quedar claro que cuanto más extenso sea el servicio de restaurante, más avanzado y variado debe ser el software POS para soportar completamente todas las operaciones diarias. Una vez que haga coincidir el sistema POS adecuado con su restaurante, puede agilizar las operaciones, aumentar la productividad del personal, reducir las pérdidas y maximizar las ganancias.

 

¿Cuánto cuesta realmente el software?

Los sistemas POS pueden costar desde unos pocos cientos de dólares cada mes hasta decenas de miles para una solución hecha a pedido.

 

Resumen:

POS son las siglas en inglés de Point Of Sale, un sistema que se utiliza en toda la industria minorista y de restaurantes. Este sistema computarizado permite a los dueños de negocios realizar un seguimiento de las ventas, el flujo de caja, el inventario de alimentos y puede ayudar a simplificar enormemente su contabilidad.

Dependiendo de las características del software, los negocios pueden realizar un seguimiento de la precisión de los precios, los cambios de inventario, los ingresos brutos y los patrones de ventas.

Hay 2 tipos de POS: El Pos en premisa y el Pos en la nube. Hay varias características clave que los minoristas y restaurantes deben buscar al seleccionar un sistema POS, como: informes de ventas, Gestión de inventario, Gestión de clientes, Informes y gestión de empleados.

Escoger un sistema de POS a veces puede ser complicado. Comprender qué es y cómo funciona el punto de venta (POS) puede llevar mucho tiempo.

Por ello es recomendable conversar con varios proveedores para recibir información y consejos sobre cual sistema es el que mejor se adapta a mi negocio. Además de contar con capacitación de parte de ellos para la instalación y manejo de el sistema.

Bonus tip

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