Tema amplio por el título, pero en este caso nos referimos a un hecho concreto: la mayoría de ejecutivos y supervisores no realizan reuniones efectivas. ¿Qué es una reunión efectiva? Aquella después de la cual los asistentes salen con un sentido de logro y con el sentido de que el tiempo fue bien invertido, de lo contrario hemos perdido el esfuerzo y recursos con un efecto desmotivante.
Las reuniones muchas veces son causadas por factores imprevistos y existe una tendencia a manejar la operación con el famoso estilo apaga fuegos. ¡Tenga mucho cuidado!
Vicios frecuentes:
1. Se convoca a una reunión con muy poco tiempo antes.
2. No todos los citados requerían necesariamente estar en la reunión.
3. No se envía una agenda a los participantes.
4. No hay dirección, permitiendo que todos hablen sin orden.
5. El jefe es el que habla y no existen espacios para responder.
6. Las ideas se anulan con retroalimentación negativa.
7. El enfoque de la reunión se pierde constantemente.
8. La duración de la reunión no tiene límite.
9. No hay cierre y el establecimiento de compromiso.
Antes de tener la reunión deberíamos preguntarnos:
¿Es una reunión de comunicación? (informativa no planificada regularmente).
¿Es una reunión para recibir información? (investigativa, de sondeo).
¿Es una reunión para recibir y dar retroalimentación? (operativa periódica).
¿Es una reunión para dar capacitación? (didáctica).
¿Es una reunión operativa? (15 minutos antes del inicio del turno en un restaurante, recepción, bar).
Contestar estas preguntas dará la respuesta de cuál es la estrategia. De todas maneras, los especialistas recomiendan los siguientes factores de éxito para tener reuniones efectivas.
1. Prepárese para la reunión, determine los objetivos antes de convocarla.
2. Determine quiénes deberán asistir. No haga perder el tiempo a otras personas.
3. Prepare la agenda y establezca un tiempo (en minutos) para cada intervención. Comunique la agenda a los participantes. Comunique el o los objetivos.
4. Convoque a la reunión por lo menos con tres días de anticipación (7 es ideal).
5. Distribuya la agenda por lo menos 48 horas antes.
6. Inicie puntualmente. No espere a los atrasados. Si estos son más de lo razonable para poder lograr los objetivos cancele la reunión, siente un precedente y tome acciones correctivas.
7. Inicie la reunión con una breve introducción. Mencione los objetivos. Sea positivo.
8. Mantenga el ritmo y si un tema se sale de contexto enfoque al grupo y vuelva al tema principal hasta que se logre un cierre, si el tema requerirá de mayor atención convoque una sesión posterior para tratar el tema.
9. Felicite los logros y los informes concisos. Sea entusiasta con los logros.
10. No permita la mediocridad, pero no humille frente a otros, sea respetuoso cuando alguien no cumple con las expectativas, manifiéstelo de forma honesta exponiendo las razones del por qué no es aceptable la respuesta o la información.
11. Sea enérgico pero no obsesivo, usualmente las reuniones que se manejan por miedo no son productivas.
12. Pida la retroalimentación puntual, detecte si las personas necesitan capacitación en la estructuración y comunicación de ideas. No permita que esta práctica se institucionalice.
13. Logre compromisos, establezca nuevos cronogramas y acuerdos concretos.
14. Cierre con las gracias y estableciendo la fecha de la próxima reunión ( si la tiene).
15. Confeccione una minuta de la reunión (una página) con acciones, fechas y responsables. Envíela a más tardar 24 horas después de la reunión.
