Lo que todo empleado de recepción debe saber:
La hoja de reservas es un documento en el que se refleja la relación
futura que existirá entre el consumidor y el prestatario de servicios
hoteleros.
El planning es un mecanismo mediante el que se controla la disponibilidad
futura de las habitaciones. Su consulta es obligatoria antes de confirmar una
reserva.
Los cardex son fichas comerciales en las que se recoge la mayor
información posible de los huéspedes, así como de todo tipo de intermediarios y
de cualquier fuente de reservas, con o sin acuerdo comercial previo.
La interrelación entre la hoja de reservas, el planning y el cardex debe
ser total.
En la lista de llegadas se resumen la gestión del Departamento de
Reservas, recoge las llegadas previstas para cada día y las condiciones más
sobresalientes de la reserva.
Se llama walk-in al huésped que accede al establecimiento sin
reserva previa.
El libro de reservas es la relación del movimiento diario de llegadas y
salidas previstas.
Son funciones del Departamento de Reservas el conocimiento de la oferta,
el dominio de las condiciones de los contratos, las fuentes y sistemas de
reservas, el control de disponibilidad, los archivos, la correspondencia, las
comunicaciones y la información hacia el interior.
Fuente: Manual de recepción y atención al cliente.
José Antonio Dorado.
