En el mercado se ofrece desde cajas registradoras, hasta los más
sofisticados sistemas que operan desde una computadora personal. Pero
¿cuáles deben ser los criterios para escoger el mejor sistema?
El volumen de operación de nuestro restaurante
La variedad del menú, el tipo de restaurante, la complejidad en la preparación de los platos, son algunos elementos que influyen en el volumen de operación de un negocio, y lo que justifica o no la inversión en determinado programa o equipo.
La información que la Gerencia desea y su periodicidad
Cualquier sistema se valora en función de la información que de él podemos obtener y ésta a su vez es valorada por los usuarios. Hay gerentes o propietarios que solicitan mayor información y a un nivel de detalle que sólo a través de un sofisticado sistema podríamos obtener, mientras que otros sólo les interesa determinados datos diarios y un informe al final del mes. Estas exigencias permiten comprar un equipo mas modesto y obtener la información deseada.
No obstante estas consideraciones, todo sistema nos debe ofrecer:
Reporte diario ventas brutas, exentas, impuestos, descuentos, anulaciones.
Reporte diario por formas de pago: Contado, detalle por cada Tarjeta de Crédito, Cuentas por Cobrar, Consumo Ejecutivo, Cortesías, anulaciones totales y parciales.
Detalle de ventas por departamento.
Detalle de ventas por producto.
Acumulados por un rango de fechas, por departamento y por producto.
Estadísticas de número de cubiertos, de rotación de mesas, consumo promedio.
Estadísticas por saloneros, por sectores en caso de contar con varios ambientes.
Posibilidad de exportar esa información a Excel.
Niveles de seguridad para limitar el acceso a anulaciones, modificación de precios, borrar información de periodos anteriores, aplicar descuentos, cortesías, respaldos.
Opciones ágiles para facilitar la generación de respaldos en diskette, cinta o CD, con la información del sistema.
El valor del programa y del equipo
No podemos dejar de lado el valor de la inversión, ya que los recursos destinados a un restaurante deben generar un flujo de fondos que permita recuperar nuestra inversión en un periodo razonable, por lo tanto no debemos exceder esta inversión.
En nuestra próxima edición le contaremos lo más importante acerca del área de cocina o de producción.
Por Gustavo Meléndez, experto en el área de controles.
Apetito 37 / Abril – Mayo 2004
